CONDUCTAS DELICTIVAS O IRREGULARES Y SUS CONTROLES
- CORRUPCIÓN Y SOBORNO.
Conductas delictivas
Se consideran conductas susceptibles de ocasionar los delitos de corrupción y soborno:
- Soborno o intento de soborno a funcionario público, nacional o extranjero, o a cualquier otra persona.
- Prevalerse de determinada condición para influir en funcionario público y obtener resolución que reporte beneficio económico.
- Ofrecerse a realizar la conducta descrita en el punto anterior a cambio de dádivas, remuneraciones o promesas.
- Utilizar la influencia personal en ámbitos de gobierno o empresariales con el fin de obtener favores o tratamiento de preferencia a cambio de un pago en dinero, especie u otro privilegio.
Controles específicos
Con el objetivo de prevenir las conductas delictivas descritas, se establecen los siguientes controles:
- Establecer elementos de control interno en el ámbito financiero y contable, para prevenir y, en su caso, detectar y erradicar prácticas irregulares relacionadas con la corrupción y el soborno.
- Incorporar cláusulas anti-soborno en los contratos o remitir a los clientes y/o proveedores a esta Política al inicio de las relaciones comerciales.
- Establecer los precios de los servicios en base a criterios objetivos, tales como: el precio del gasoil, criterios de oferta y demanda, etc., no favoreciendo indebidamente a determinados clientes.
- No realizar donaciones, regalos o conceder favores a personas con cargos públicos.
- El envío de obsequios solamente se permite cumpliendo los siguientes requisitos:
o Es conforme a la legislación vigente y apropiado a las circunstancias, por obedecer a una finalidad comercial, publicitaria o de fidelización.
o Ha sido debidamente autorizado por el responsable correspondiente o el compliance officer.
o Se realiza a nombre de la empresa, no a título personal.
o No se realiza con la intención de obtener beneficio o ventaja comercial o de influir en la parte que lo recibe.
o No se hace con expectativa de recibir favores a cambio.
o No incluye efectivo.
o No se otorga de manera selectiva a una persona o personas determinadas.
o No se ofrezca ni se acepte de un funcionario público o representante del gobierno, político o partido político, salvo que se cuente con la autorización expresa previa del compliance officer.
o Los regalos recibidos siempre deben ser informados al compliance officer.
- ESTAFAS
Conductas delictivas
Se consideran conductas susceptibles de ocasionar el delito de estafa:
- Engañar a otro para que realice acto de disposición en perjuicio propio o ajeno.
- Conseguir (mediante manipulación informática o similar) transferencia no consentida de cualquier activo patrimonial en perjuicio de otro.
- Fabricar, poseer, introducir o facilitar programas informáticos destinados a estafar.
- Estafar mediante tarjetas de crédito o débito, cheques de viaje o los datos que obran en ellos.
- Enajenar, gravar o arrendar a otro una cosa mueble o inmueble atribuyéndose una facultad de disposición de la que se carece.
- Disponer de una cosa mueble o inmueble ocultando sus cargas o gravarla antes de transmitirla a su adquirente.
- Otorgar contrato simulado en perjuicio de otro.
- Apoderarse de papeles, cartas, mensajes de correo electrónico u otros documentos o efectos personales o interceptar telecomunicaciones o utilizar otros artificios técnicos o señales de comunicación para descubrir secretos o vulnerar la intimidad, sin consentimiento.
- Venta de bienes bajo publicidad engañosa.
Controles específicos
Con el objetivo de prevenir las conductas delictivas descritas, se establecen los siguientes controles:
- Comprobar que el personal informático cumple las funciones de su cargo y los trabajos responden al análisis de programación realizado, mediante la revisión de los partes de trabajo diario por parte del responsable asignado.
- Comprobar que el servicio prestado responde exactamente a lo que se indica en el contrato firmado. Para ello es fundamental:
- Comprobar que los contratos o presupuestos contienen todas las características del servicio que se ha encargado. El objetivo es que el cliente pueda identificar si el resultado del servicio responde a lo pactado. Si el servicio se ha subcontratado, la empresa debe comprobar que lo pactado con el cliente responde a lo subcontratado.
- Realizar partes de trabajo diario, que permitan comprobar que se está realizando exactamente el servicio contratado por el cliente.
- Vigilar el envío de email a los clientes, revisando el motivo y texto que contiene. Es imprescindible comprobar que se incumplen los requisitos de la LOPDGDD y LSSI para el envío de publicidad y que el mensaje no contiene amenaza de denegación de servicio, intrusión informática, pirateo o introducción de virus, etc.
- En caso de que el personal utilice tarjetas de crédito o débito, se comprobará que no las manipulan indebidamente. Para ello, se realizarán inspecciones visuales por el responsable correspondiente, a fin de verificar que no existen mecanismos o aparatos que permitan realizar copias o modificaciones no autorizadas.
- Comprobar que las rescisiones de los contratos con clientes o proveedores se realizan de forma justa, según lo estipulado en las cláusulas de dicho contrato o acuerdo y en ningún caso, supone obtener beneficio con perjuicio de un tercero.
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III. CONFLICTO DE INTERÉS
Tipología de los conflictos de interés
Los conflictos de interés pueden darse:
- Entre la empresa y sus empleados: cualquier situación en la que los intereses particulares del empleado y/o de sus familiares u otras partes vinculadas prevalezcan sobre los intereses de la empresa, sus clientes y otros interesados.
- Entre la empresa y sus clientes: cualquier situación en la que un cliente reciba tratamiento o condiciones especiales que no obedezcan a criterios objetivos.
- Entre clientes: cualquier situación en la que se anime a un cliente a realizar una operación que beneficie a otro.
- Entre la empresa y sus proveedores: cualquier situación en la que la empresa antepone su interés, vulnerando o haciendo incompatibles los intereses de proveedores, socios comerciales o colaboradores.
Controles específicos
Con el objetivo de prevenir las situaciones descritas, se establecen las siguientes directrices o controles:
- En los conflictos de interés entre la empresa y sus empleados:
o Verificar que la empresa no subscribe contratos de prestación de sus servicios con los empleados o personas con algún vínculo económico o familiar, salvo autorización expresa del responsable.
o Verificar que los empleados no presten sus servicios profesionales a otras entidades o empresas competidoras, retribuidos o no, salvo autorización expresa del responsable del área correspondiente.
o Comprobar que no se puede contratar a una persona para un puesto que reporte directamente a un familiar de dicha persona, salvo autorización expresa del responsable del área correspondiente. En el supuesto de que el vínculo familiar sobreviniera con posterioridad a la contratación, el responsable correspondiente podrá trasladar a una de las dos personas a un puesto análogo, de modo que el subordinado pase a reportar a un encargado diferente.
o Comprobar que no se da trato de favor ni condiciones de trabajo especiales a personas determinadas, basadas en relaciones personales o familiares.
o Comprobar que se cumple la normativa vigente en caso de contratación de personas que ejerzan o hayan detentado cargos públicos.
- En los conflictos de interés entre la empresa y sus clientes:
o Comprobar que ningún cliente recibe tratamiento ni condiciones especiales. A tal efecto, se comprobará que las políticas de precios se mantienen actualizadas y que obedecen a criterios objetivos.
o Comprobar que no se induce a ningún cliente, empleado o tercero para que ofrezca ese tratamiento o condiciones especiales, basándose en vínculos personales, familiares o de otro tipo.
o Evitar las relaciones exclusivas con clientes que puedan dar lugar a vínculos personales excesivos o que restrinjan el acceso del cliente a otros empleados.
o Si no resulta posible evitar el conflicto mediante los anteriores criterios, antes de proporcionar un servicio susceptible de producir un conflicto de interés, deberá informarse adecuadamente a los clientes. No obstante, la revelación de conflictos de interés a los clientes solo deberá emplearse cuando las medidas adoptadas para evitarlo no sean suficientes para garantizar, con un grado de certeza razonable, que no se lesionarán los intereses del cliente.
- En los conflictos de interés entre clientes:
o Comprobar que, en ningún caso, se anima a un cliente a la realización de una operación para beneficiar a otro, salvo que ambos conozcan sus diferentes posiciones y acepten expresamente realizar la operación.
o Comprobar que se informa a los clientes de las vinculaciones, económicas o de otro tipo, que pudieran implicar conflicto de interés con ellos.
- En los conflictos de interés entre la empresa y sus proveedores:
o Comprobar que no se permite a los empleados participar en procesos de contratación de productos o servicios a empresas o personas con las que tengan vínculos económicos o familiares.
o Evitar todo tipo de interferencias que puedan afectar la imparcialidad u objetividad al comprar suministros y servicios o al establecer condiciones económicas.
o Siempre que sea posible, se deben evitar las relaciones exclusivas con proveedores de productos y servicios.
o Comprobar que no se otorga tratamiento o condiciones laborales especiales basadas en lazos personales o familiares.
